Medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) en privacy
Voor bedrijven is het belangrijk om te weten wat er zich afspeelt op de werkvloer en wat voor invloed dit heeft op medewerkers. Hiervoor worden vaak medewerkerstevredenheidsonderzoeken (MTO’s) uitgevoerd. Een MTO is een goede manier om meer inzicht te krijgen in de tevredenheid, betrokkenheid, motivatie en loyaliteit van medewerkers.
MTO’s kunnen privacygevoelig zijn. Voor een zo representatief mogelijk resultaat is het van belang om de anonimiteit van medewerkers te waarborgen.
Het doel van een MTO
Met een MTO wil een organisatie inzicht krijgen in wat er zich afspeelt op de werkvloer en de factoren die hierop van invloed zijn. Met de resultaten van zo’n onderzoek ontdek je de sterke punten in een organisatie, maar vooral ook de verbeterpunten.
Als je weet hoe medewerkers zich voelen op het werk, heb je als organisatie de mogelijkheid hun tevredenheid te verbeteren. Denk bijvoorbeeld aan redenen voor verzuim, de hoogte van de werkdruk, de productiviteit en efficiëntie. Tevreden medewerkers zijn gelukkiger en productiever. Dit komt ook de werksfeer ten goede: een win-winsituatie voor zowel medewerker als organisatie.
MTO en privacy: de verwerking van persoonsgegevens
Bij een MTO worden vaak persoonlijke vragen gesteld voor een zo goed mogelijk resultaat. Naast vragen (bijvoorbeeld: Hoe zou de communicatie vanuit de directie verbeterd kunnen worden?) is het mogelijk dat er stellingen worden gebruikt, waarvan medewerkers aangeven in hoeverre zij het hiermee eens zijn. Zoals:
- Ik ga met plezier naar mijn werk.
- Ik voel mij gewaardeerd door mijn collega’s.
- De communicatie vanuit de directie is duidelijk.
- Het is mij duidelijk bij wie ik kan aankloppen met eventuele problemen op de werkvloer.
Veel organisaties willen daarnaast onderscheid maken tussen bepaalde afdelingen of tussen bijvoorbeeld interne en externe medewerkers. Het moet dan dus duidelijk zijn welke afdeling bepaalde antwoorden heeft gegeven. Want het is goed mogelijk dat er op kantoor een andere sfeer hangt dan tussen externe medewerkers.
Het gevolg is dat in vrijwel alle gevallen bij een MTO persoonsgegevens worden verwerkt. De verwerking van persoonsgegevens voor het uitvoeren van een MTO heeft als grondslag ‘gerechtvaardigd belang’ van de organisatie zelf (de verwerkingsverantwoordelijke, zie artikel 6 lid 1f Algemene verordening gegevensbescherming).
Bijzondere persoonsgegevens (gezondheid) níet zomaar toegestaan
Aangezien het voor een organisatie van belang is om te weten hoe medewerkers zich voelen en welk effect dit heeft op de werkzaamheden, is het goed denkbaar dat een MTO (ook) ingaat op hun gezondheid. Denk aan stellingen en vragen zoals:
- Ik ervaar veel stress bij het uitvoeren van mijn werkzaamheden.
- Ik voel me mentaal en fysiek fit en gezond.
- Ik ga er vanuit dat ik in de toekomst gezond en effectief kan blijven werken.
- Heb je last van fysieke of mentale klachten die jou kunnen beperken in de uitvoering van bepaalde werkzaamheden?
Bij de beantwoording van zulke vragen en stellingen worden mogelijk gezondheidsgegevens verwerkt. Gezondheidsgegevens zijn namelijk alle gegevens die een link kunnen leggen tussen de fysieke en/of mentale gezondheid van medewerkers. In dat geval is sprake van verwerking van bijzondere persoonsgegevens.
Voor de verwerking van bijzondere persoonsgegevens is op grond van artikel 9 AVG een extra grondslag vereist. Het gerechtvaardigde belang van de organisatie is daarvoor onvoldoende.
De oplossing van Privacycoaches
Toch kunnen antwoorden op vragen waarbij bijzondere persoonsgegevens aan bod komen voor een organisatie belangrijk zijn. Want zo krijg je beter inzicht in wat er speelt onder medewerkers en waar de aandachtspunten liggen voor de directie.
Gelukkig hebben wij een pragmatische oplossing door te kijken naar wat er wél mogelijk is! Je kunt namelijk de vragen en stellingen dusdanig formuleren dat er geen specifieke gezondheidsgegevens afgeleid kunnen worden uit de antwoorden.
Op deze manier voorkom je dat er bijzondere persoonsgegevens zoals bedoeld in artikel 9 van de AVG worden verwerkt. Hierdoor is het dus toegestaan, mits de organisatie een gerechtvaardigd belang heeft. Enkele voorbeelden van herformuleren:
- Ik ervaar veel stress bij het uitvoeren van mijn werkzaamheden. → Over het algemeen vind ik de hoeveelheid werk passend voor de uren die ik werk.
- Ik voel me mentaal en fysiek fit en gezond. → Mijn agenda biedt voldoende flexibiliteit om mijn werk en privéleven in balans te houden.
- Heb je last van fysieke of mentale klachten die jou kunnen beperken in de uitvoering van bepaalde werkzaamheden? → Er wordt voldoende rekening gehouden met mijn persoonlijke omstandigheden/kwalificaties.
Door de vragen en stellingen dus anders te formuleren, kunnen organisaties toch de gewenste informatie ophalen. In sommige gevallen is het zelfs mogelijk om op deze manier méér informatie te verkrijgen dan in eerste instantie beoogd werd.
MTO en privacy: hulp nodig?
Heb jij of heeft jouw organisatie hulp nodig bij het opstellen van een MTO? Wij staan voor je klaar! Schroom niet en stuur ons een e-mail op info@privacycoaches.nl